La gestión al instante El uso de la Red es ya inevitable en el centro

Ana ingresó en el centro, por Urgencias, a las 9.08; tres minutos después se le había confeccionado su historia básica, con antecedentes personales familiares y motivo de ingreso; cuarenta y cinco minutos después salía del centro con una pierna escayolada. En su historia médica figuraba, una hora después de su ingreso, una copia del informe del radiólogo, del traumátologo, del médico de Urgencias y de su factura. En su informe impreso, el diagnóstico, las recomendaciones médicas y las pruebas complementarias. Esta historia pasará a engrosar la lista de más de 184.00 archivadas desde 1963, archivadas electrónicamente gracias a la multimillonaria inversión que la Obra Hospitalaria San Juan de Dios ha realizado en informatización y que le ha permitido convertirse en un centro pionero en la aplicación de las herramientas telemáticas a la gestión sanitaria y a la actividad asistencial. «Todo está dentro de la red y todo está en tiempo real», explica Ramón Castejón García, gerente del Hospital San Juan de Dios que durante años ha apostado por las nuevas tecnologías. La explicación más amplia indica que todos los trabajadores del centro sanitario trabajan con sus ordenadores y realizan su gestión con ellos. Así, desde la entrada del paciente en Admisión hasta su salida cada movimiento que haga en el centro quedará registrado en la red gracias a un proyecto en el que se han invertido miles de millones de euros (para toda la red de hospitales de la Obra Hospitalaria de la provincia religiosa de España), que es pionero en el país y que permite ahorrar cientos de euros al año. «Ahorra tiempo y dinero, pero fundamentalmente ahorra errores. Las historias jamás se extravían, mejora la información al paciente y, por supuesto, los tiempos de espera», explican Castejón y Luis Ángel Esquibel Tomillo, responsable de informática del centro. La reducción del número de errores es fundamental en el centro sanitario y el programa informático diseñado por Indra hace especial hincapié en este capítulo. Detalles como cualquier cambio en la medicación, las alergias del paciente o las pruebas específicas alertan con cambios de color o alarmas al abrir el fichero personal. La seguridad es máxima porque la historia está disponible en cualquier momento en alguno de los cientos de ordenadores que pueblan las salas del centro sanitario y que serán más en un futuro ya que San Juan de Dios, que está trabajando por lograr el reconocimiento con la norma de calidad ISO, prevé la compra de ordenadores portátiles que permitan que los médicos pasen consulta con sus terminales por cada una de las habitaciones. Todas las salas de hospitalización tienen ya a disposición de los pacientes la posibilidad de acceso a Internet. Pendiente en este proyecto pionero está también el sistema de gestión de datos de analíticas, poder acceder, con un código especial, a las pruebas solicitadas en el mismo momento en el que el laboratorio concluye las pruebas. Hojas protocolizadas La aplicación de criterios de uniformidad es esencial para la correcta gestión. Desde el centro se han marcado criterios de unificación de las historias clínicas porque así se pueden encontrar los datos con mayor facilidad, los informes de alta serán más sencillos y operativos y la historia será, en definitiva, «más operativa, sencilla y útil», ratifica el boletín informativo que periódicamente edita el centro y que forma parte de este nuevo modelo de actividad asistencial. Un boletín que se dirige a todos los profesionales y que recoge todas y cada una de las novedades del proyecto informático que parte de las premisas de que «la actividad asistencial que no se ha escrito no se ha realizado» y de que «todos nos beneficiamos del trabajo de los demás... Y todos dependen de nuestro trabajo». La organización de las aplicaciones informáticas están basadas en módulos, a las que sólo una parte de los trabajadores pueden acceder. Existen apartados específicos para urgencias, admisión, servicios médicos, servicios de enfermería, facturación. Anejos, al sistema global, aparecen las herramientas de gestión paralelas como mantenimiento o cocina que marcan las actividades de estos servicios, tales como reparaciones o elaboración de dietas. La seguridad La salvaguarda de los datos personales de cada paciente, la confidencialidad de las actuaciones son fundamentales en la gestión y, por ello, cada profesional del centro sólo puede acceder a un área determinada de la gestión informática del centro. Existe lo que se denomina «trazabilidad» que, explica Esquibel, permite comprobar en cada momento qué ha hecho cada persona, dónde y cómo. Así es posible controlar cada error y subsanarlo de forma inmediata. El programa dispone de herramientas estandarizadas para la medicación, con claves para establecer los tratamientos, la dieta o el acceso a los consentimientos informado, una hoja diferente para cada tratamiento o intervención que se va a efectuar. Con el sistema es posible controlar, en cada momento, la lista de espera, las consultas establecidas en cada día (y cómo evolucionan a cada minuto), los tratamientos que ha recibido cada paciente o cuántas veces ha ingresado. Ahora, de hecho, se está efectuando una depuración de las historias médicas para evitar duplicaciones. A final de año, con la informatización de las historias pendientes, se llegará a las 200.000 vidas médicas. «Es impresionante las prestaciones que da. Pero estamos en sus manos», indica Castejón. Todos los pacientes ingresados en el Hospital San Juan de Dios podrán, con un portátil, acceder desde sus habitaciones a Internet. Este servicio, puesto en marcha hace meses, es una muestra más de la apuesta por las nuevas tecnologías que ha realizado este centro sanitario y que le ha colocado a la cabeza de la provincia, y posiblemente de España, en cuanto al uso de estas nuevas herramientas. El centro sanitario, que atiende un 92% de pacientes derivados desde la Sanidad pública, utiliza la informática para gestionar todo y para informar a todos sus trabajadores. De hecho, la intranet del centro sanitario es la vía de comunicación para los más de doscientos trabajadores que cada día acuden allí. Cada empleado dispone de una clave de acceso y un nombre de usuario para facilitar la accesibilidad. En esa red interna figuran «todos los documentos necesarios para el trabajo cotidiano como, por ejemplo, los modelos de consentimiento informado para cada uno de los procesos», explica el informático del centro. Trescientos profesionales del centro hospitalario han recibido formación para poder trabajar en el sistema de información integral con que cuenta San Juan de Dios. La formación, no obstante, es continuada ya que día a día se agregan nuevas funciones al programa de información y nuevas herramientas informáticas, explica Luis Ángel Esquibel. Todo lo que se hace en el centro queda registrado en el sistema informático del centro y eso facilita, por ejemplo, que pueda extraerse un informe de actividad en tiempo real en cualquier momento de la jornada. Así se puede corregir el reparto de consultas para agilizar una demora en cualquier especialidad o llevar un control exhaustivo de la actividad del día a día. La informatización llega también a la gestión de la facturación, disponible antes incluso de que el paciente abandone el centro y que incluye hasta la última gasa usada en su tratamiento. La obra hospitalaria está presente también en la red con una página que, enlaza con el resto de los hospitales de la orden, facilita información sobre la historia del centro, creado en 1968, o la actividad asistencial. «Es imposible evitar el uso de las nuevas tecnologías. Son una herramienta más, y muy útil», precisa el gerente.