La vida en 480.000 legajos

Es imposible calcular cuántos documentos guarda el archivo de historias clínicas del Hospital de León, pero sí hay datos para determinar la importancia de este servicio. En el recinto se guarda la historia médica (con copia de todas las pruebas, informes y documentos generados por la actividad asistencial) de más de 480.000 personas, cada año se generan unas 15.000 nuevas carpetas y cada día se mueven más de 3.000 en actuaciones derivadas de la actividad asistencial. Son, en algunos casos, tres o cuatro grandes carpetas con análisis, radiografías, informes de pruebas digitales o electrocardiogramas. Todo se guarda, todo incluso lo de los muertos porque en cualquier momento puede volver a ser necesario. Así las cosas, el archivo del Hospital de León es uno de los más complejos servicios del centro aunque «nadie reconoce lo que hacemos», explica Raquel Vega Ampudia, responsable de la unidad. Con ella trabajan doce personas que son las encargadas de codificar, almacenar y recuperar, cuando es necesario, cada una de esas historias médicas. El archivo física y funcionalmente está dividido en dos. En la planta sótano del nuevo edificio de policlínica se guarda, desde que se inauguró hace poco más de un año, la historia médica de 130.000 personas que son los denominados activos, aquellos que generan asistencia a lo largo de un año. Por problemas de espacio es imposible guardar en el centro todo el material y el resto está almacenado en una nave en Carbajal de la Legua donde una empresa contratada por Sacyl se encarga del traslado de archivo y movimiento de más de 300.000 historia de las consideradas «pasivas». «No se destruye nada -explica Vega- la documentación de las personas que fallecen puede ser necesaria en un momento determinado por motivos legales, económico o familiares, pero también es usada continuamente para estudios epidemiológicos». De este modo, en el Hospital se han ido acumulando las historias del San Antonio Abad, con actividad desde hace dos siglos, Princesa Sofía, Virgen Blanca y, por último, Monte San Isidro, recién incorporado. «Podemos decir que prácticamente están aquí los datos médicos de todos los leoneses», apunta Vega Ampudia. El próximo año, de hecho, se espera alcanzar el medio millón de historias. La informatización apenas ha llegado al archivo y de ello se lamenta su directora, pero es imprescindible para la adjudicación de cada nuevo número de historia (que se hace correlativamente cuando el paciente acude por primera vez al centro) y controlar la gestión de las historias. En el ordenador se puede comprobar a quién corresponde cada historia, cuántas veces ha acudido al centro sanitario y dónde está en ese momento su historia. Existe, también, una codificación de diagnósticos que se usa para actividad y para el día a día en el centro. «Sería conveniente llevar a cabo la informatización, aunque fuera un programa piloto. En algunas comunidades, la historia ya está protocolizada y sería conveniente hacerlo en todas, para unificar criterios. Creo que, con el tiempo, se impondrá», indica Vega Ampudia. Considera la responsable del Archivo que se podría comenzar con un sistema mixto que permitiría en apenas un año llegar a informatizar toda las historia. «Requeriría -indica Vega- la reestructuración del trabajo en todo el Hospital y una gran carga informática, pero con el movimiento que tenemos sólo la informática pueda solucionarlo». No es por ello extraño que la falta de espacio sea el principal problema del archivo. Ahora, el archivo ocupa todo el sótano de la policlínica, una zona especialmente resguardada del fuego. Codificación El almacenamiento se hace de acuerdo al doble dígito terminal, con un código por colores que a simple vista permite detectar cualquier error en las estanterías. Las grandes carpetas marrones no incluyen, fuera, ninguna identificación salvo el nombre del paciente aunque en casos de ensayos clínicos puede adherirse una etiqueta especial. Más contravendría la Ley de Protección de Datos y la «confidencialidad es esencial», recalca la responsable del archivo. El movimiento «ha aumentado tanto que es necesario salvaguardar la confidencialidad en todo momento». La codificación también marca cómo se elabora y qué se incluye en cada historia. En las carpetas se incluye una copia de cada pruebas que se hace al paciente, todos los informes y toda la información médica relevante. Las hojas están protocolizadas, normalizadas por una comisión de historias que hay en el centro. A las historias médicas únicamente se puede acceder por «prescripción facultativa». Si la persona está citada a consulta (se preparan las carpetas con dos o tres días de antelación), ingresada o forma parte de un estudio ha de ser un médico quien reclame su historial. Los rangos de prioridad marcan que se busquen primero las historias para urgencias, ingresos y consultas, en último lugar las solicitadas por estudios o investigación. En los casos de investigación, la historia puede ser usada siempre que no aparezcan datos personales que permitan identificar al paciente o éste conceda expresamente su permiso. Por último, las historias nunca saldrán del centro. «Del Hospital sale la información, que es propiedad del paciente, pero nunca del centro que es quien las custodia», explica Raquel Vega. El número de peticiones de expedientes ha aumentado excepcionalmente en los últimos años, debido a una mayor información de los pacientes. No existe ningún problema para acceder a la historia personal.