Las bibliotecas se apuntan al rfid
El sistema de radiofrecuencia permite una gestión mucho más ágil de los fondos bibliotecarios, y junto con la identificación de usuarios a través del DNIe permite facilitar la utilización de estos servicios
Las bibliotecas municipales tienen una guía para llevar a cambio la transformación.
La gestión de las bibliotecas municipales de la provincia se sube también al carro de las nuevas tecnologías. A través de una iniciativa puesta en marcha por la Red de Municipios Digitales de Castilla y León, se ha desarrollado un proyecto que tiene como objetivo utilizar la tecnología RFID en las bibliotecas municipales, con el objetivo de «lograr un mejor funcionamiento y una gestión más eficiente de los servicios prestados» por estas a los usuarios.
Además de este novedoso sistema de identificación de los libros, el proyecto prevé también que la extensión del documento nacional de identidad electrónico facilite los trámites a realizar por los usuarios de las bibliotecas.
Para implantar este nuevo sistema en los centros bibliotecarios locales la Red de Municipios Digitales ha editado una guía que pretende ser una hoja de ruta para que los gestores de este servicio avancen en la aplicación de las nuevas tecnologías. «Las TIC para la gestión bibliotecaria» se ha editado «para lograr un mejor funcionamiento y una gestión más eficiente» de estos servicios.
El proyecto comenzó a desarrollarse en el 2009, y se basa en la experiencia piloto de la biblioteca pública municipal Torrente Ballester de Salamanca, que en colaboración con la Consejería de Fomento y Medio Ambiente puso las bases para la utilización de estas dos tecnologías (RFID y DNIe) en los centros municipales del resto de la Comunidad. La guía explica «brevemente las tecnologías utilizadas y las ventajas asociadas en su aplicación a la gestión bibliotecaria, las fases seguidas para su implantación en la biblioteca y los problemas surgidos y las soluciones encontradas», señalan los responsables del proyecto. «El fin último de esta guía es la transferencia del conocimiento adquirido en el proceso de implantación de estas tecnologías en la biblioteca «Torrente Ballester», de forma que sea posible su extensión y aplicación a otras bibliotecas de Castilla y León».
La biblioteca se gestionaba hasta ahora a través de un aplicación de gestión bibliotecaria Absys, que registra los fondos, los préstamos, devoluciones, reservas, consultas,… La aplicación es una base de datos centralizada que contiene tanto los datos de los recursos como de los usuarios.
Para identificar a estos últimos, era necesario contar con un carné de lector, que funcionaba a través de un código de barras. Para obtenerlo era necesario rellenar una ficha de inscripción, entregar fotografías, presentar el DNI para comprobar los datos,…
En cuanto a los fondos de la biblioteca, la identificación se realizaba también a través de un código de barras, que relacionaba una ficha con los datos sobre el libro, CD, etc. Por lo que se refiere al sistema de préstamo, el personal contaba con un equipo informático que tenía acceso a la base de datos para identificar el documento a prestar y al usuario, así como la gestión del cambio de estado del documento. El código de barras se leía a través de un láser contectado al ordenador. Y era necesario también el uso de un desmagnetizador, ya que todos los documentos tenían una banda magnética que había que desactivar y activar cuando se devolvía.
Para realizar los inventarios era necesario el acceso físico a los documentos, para que el lector láser identificara los códigos de barras, lo que según los autores del proyecto «suponía una operación manual laboriosa por el gran volumen de documentos».
Además, cada libro o CD contaba con una banda magnética antihurto, que se tenía que desactivar en el préstamo y restablecer después. Y requería un arco con detectores que disparaba la alarma en caso de intento de robo.
Ahora la biblioteca utiliza las etiquetas RFID, la identificación por radiofrecuencia, que transmite datos de manera automática a través de un lector RFID, un equipo capaz de recibir y procesar la información a través de una antena. Al no ser necesaria la visión directa entre en lector y la etiqueta se agiliza el proceso de préstamo y devolución, y se gana tiempo también porque se realiza de manera simultánea la lectura del código y la desactivación del bit antirrobo.
También mejora la gestión de inventarios porque no es necesario mover los ejemplares, y se pueden realizar varios inventarios y préstamos en una misma operación, reduciendo el tiempo. También permite un control permanente de las existencias y el uso de las colecciones.